Matriz de Cadastro, Sistema de Gestão e Controle de Estoque: Você sabe o quanto eles influenciam na tomada de decisão?

Você sabe qual é o produto que você mais vende em sua loja? E o quanto ele representa no seu faturamento? Dificilmente responderá com certeza essa pergunta sem ter uma matriz de cadastro organizada... Se não tiver um sistema de gestão parametrizado... e se você não fizer o controle de estoque do jeito que tem que ser feito.

Na segunda-feira dia 26 de agosto, tivemos nosso encontro quinzenal AO VIVO com a comunidade P580, foi mais uma sessão inédita por aqui, onde foi possível unir três variáveis importantíssimas na gestão de um negócio: MATRIZ DE CADASTRO, SISTEMA DE GESTÃO E CONTROLE DE ESTOQUE.

Validamos esses três temas, que são interdependentes e também a chave que formará a base para grandes tomadas de decisões. Além disso, influenciam em todos os pontos que sempre tratamos por aqui: geração de caixa, formação de preço, venda, estoque e muito mais.

Por isso, trazemos aqui um pouco do que rolou em nosso encontro com os membros do P580 e espero que você compreenda a dimensão desses assuntos e o quanto eles impactam no seu negócio, porém muitas vezes são negligenciados...

Quero começar com uma pergunta: Você sabe qual é o produto que você mais vende em sua loja? E o quanto ele representa no seu faturamento?

Dificilmente você me responderá com certeza sem ter uma matriz de cadastro organizada... Se não tiver um sistema de gestão parametrizado... e se você não fizer o controle de estoque do jeito que tem que ser feito.

Saiba que a falta de controle desses pontos irá comprometer no processo de evolução do seu açougue.

Por isso, focamos em três pontos principais:

1)       Como corrigir os cadastros atuais?

2)       O que esperar de um sistema de gestão?

3)       Por que fazer controle de estoque?

Mostramos um exemplo de relatório da curva ABC e a importância de identificar esses produtos. Vários foram os insights que tivemos através desse relatório:

·       Após tirar o relatório de vendas de uma lista de 1400 SKUs identificamos que 56% DO FATURAMENTO do cliente VEIO DE APENAS 2% DOS ITENS!

·       Com estes 2% em mãos, é necessário ajustar o cadastro dos itens com riqueza de detalhes. A padronização é essencial para você tomar decisões a partir do seu relatório;

·       Dentro deste ajuste, não esquecer de analisar o Markup de cada item. Neste caso, encontramos vários deles que são vendidos em quantidade mas estão com margem negativa, ou seja, quanto mais forem vendidos, mais negativa a conta vai ficar…

Análise de Pareto:

No relatório analisado, 2% dos itens (representados por 30 SKUs) representam 56% do faturamento, ou seja, MAIS DA METADE DO FATURAMENTO vem de apenas 30 itens.

Esta é uma rápida maneira de verificar se há erros ou divergências no cadastro e, claro, aproveitar para conferir a precificação de cada um desses itens, de forma minuciosa.

Por fim, saber quais são seus itens mais vendidos vai permitir você a desenvolver estratégias a partir deles.

Cadastros:

Para fazer uma boa analise de um relatório de curva ABC, é preciso PADRONIZAR A NOMENCLATURA dos itens, como nos exemplos que trouxemos na aula, foi apresentado vários detalhes e exemplos de cadastro de itens e matriz de cadastro, caso não tenha assistido, a aula gravada está disponível em nossa plataforma. 

Dica: Defina uma meta de arrumar 10 itens por semana. Mas arrume MESMO - de “cabo a rabo”! Dê atenção especial para nomenclatura, unidade de medida, estoque, precificação e custo do produto.

Após arrumar todos esses detalhes, siga para mais 10 itens e assim por diante. Tenho certeza de que quando você se der conta, já estará com a maioria dos seus itens ativos corrigidos.

E sabe qual a importância do cadastro?

Não falamos apenas dos cadastros de insumos, mas de todos os produtos de sua loja, como imobilizados, produtos de manutenção, itens da loja, enfim TODOS:

- Controle de vendas;

- Controle de estoque;

- Apuração de impostos;

- Análise de variação de compras;

- Análise margem e markup;

- Análise de custo de produto.

Tome cuidado com algumas situações comuns, como: funcionários mal treinados que acabam duplicando o cadastro e trocam a nomenclatura mas não ajustam NCM, unidade de medida, validade, etc. 

Por isso, defina uma pessoa responsável pelo cadastro, crie seu padrão de nomenclatura (cuidado com a unidade de medida – sempre na unidade de medida da venda), separe os produtos e cortes por fornecedor, não venda em um código único, o ideal é que cada produto tenha seu código equivalente. 

Mais uma dica – o cadastro quanto mais específico for, melhor para a sua gestão!

Trouxe alguns detalhes sobre o NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul, e sua importância, ao classificar os produtos. O NCM desempenha um papel crucial na determinação dos impostos aplicados a eles, por isso, você deve ter atenção ao NCM de cada produto na hora do cadastro de seus itens e na parametrização do sistema.

Esses impostos incluem o ICMS (Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços), o IPI (Imposto Sobre Produtos Industrializados) e o II (Imposto de Importação).

Logicamente ligado ao cadastro dos itens você precisa de um sistema de gestão, não existe um sistema 100% perfeito, mas sim, um sistema com o máximo de aderência às suas necessidades.

Mas afinal, o que um sistema de gestão precisa minimamente te oferecer?

- Compras e entrada de mercadoria;

- Ordem de produção (em caso de manipulação);

- Transformação de produto (desmembramento) e ficha técnica;

- Movimentação de estoque;

- Vendas;

- PDV e resumo de fechamento de caixa;

- Financeiro;

- Relatórios analíticos.

ATENÇÃO!! Muito cuidado ao fazer a migração ao um novo sistema, pois nada adianta um sistema novo e você transferir todas as informações erradas para o novo sistema, cuidado com o DE -> PARA, pois isso abre uma margem muito grande para falhas e com dimensões perigosas.

Qual a diferença entre um sistema bom e um sistema ruim? O que faz o sistema ser efetivo?

Preparar o ambiente para gerir as informações geradas é fundamental, não adianta contratar o melhor sistema e não estar preparado para usufruir dessas informações.

Quais são os relatórios obrigatórios seu sistema te oferecer?

- Resumo de fechamento de caixa;

- Análise de giro de estoque;

- Relatório de venda e suas variações.

Quanta coisa, não? Mas ainda não acabou! O último assunto foi o controle de estoque e a importância de se fazer este controle no seu açougue, afinal, ESTOQUE TAMBÉM É DINHEIRO!! 

Além do mais, controlar o estoque otimiza o seu tempo e do seu time, evita perdas e rupturas e é fundamental para apuração dos resultados – DRE.

A falta de gestão de estoque faz você alocar o seu capital de forma errada! Toda atenção a altos estoques e a forma que você está alocando o seu dinheiro.

Lembrando as formas de dinheiro no seu açougue –> dinheiro em espécie, saldos bancários, estoque físico (matéria prima e produto acabado, insumos (embalagens, ingredientes, etc) e imobilizados).

E como se faz controle de estoque em uma operação de açougue?

Falamos sobre a importância de realizar o inventário, é um processo trabalhoso, porém é necessário!

Trouxemos algumas dicas e sugestões de como iniciar o inventário, e se você não faz, se organize para começar a fazer. Com certeza elevará seu negócio a outro nível de jogo.

Quatro passos para começar o controle de estoque e que dá resultados!

1º Ajuste de cadastro (conforme orientação da sessão – curva ABC);

2º Entrada de mercadoria (manual ou automática);

3º Transformação de produtos (vinculado ao rendimento e CER);

4º Saídas de mercadoria (independentemente do fiscal).

Demos como exemplo nosso mentor Joel, e o quanto é nítido a melhoria dos resultados da empresa Joel Carnes porque o Joel está com um controle de compras muito melhor do que antes.

Ter um estoque correto é fundamental para o cálculo de CMV (Custo da Mercadoria Vendida) e DRE (Demonstração de Resultado de Exercício).

Algumas tarefas que DEVEM estar na sua rotina (mesmo que ainda não seja um Gestor P580):

- Realizar inventários com frequência;

- Assegurar a movimentação dos itens via sistema;

- Conhecer o giro do seu estoque.

Possuir produtos com cadastro correto, um sistema de gestão parametrizado adequadamente e o controle de estoque, com certeza mudará sua forma de ver sua empresa e de tomar decisões.

E uma dica final: O ideal é iniciar pelos produtos de maior movimentação, porém nem sempre você terá time disponível para as contagens. Portanto, o importante é começar a entender a dinâmica do processo de contagem e alimentação via sistema. Primeiro COMECE, depois aprimore!

Você já sabia de todas essas informações? Ou ainda possui dúvidas e não sabe como começar?

Se você é membro da nossa comunidade, chame nossa equipe de suporte que iremos lhe auxiliar ou se você não faz parte da nossa Comunidade P580, recomendamos fortemente que se atente quando novas vagas forem abertas.

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